Algemene Voorwaarden Duizendpoot Support – Virtual Assistant

Laatst bijgewerkt: 30-05-2025

1. Bedrijfsgegevens

Naam: Lauri Giepmans
Bedrijfsnaam: Duizendpoot Support
KvK-nummer: 84272236
BTW-nummer: NL003941001B84
E-mail: [email protected]

2. Diensten

Duizendpoot Support biedt de volgende diensten aan:

• Social media management en contentplanning
• Branding en rebranding
• Ontwerpen van documenten, drukwerk en presentaties (zoals e-books, flyers en PowerPointpresentaties)
• Basic video- en podcast editing
• Agendabeheer en mailbeheer
• Notuleren en plannen van vergaderingen
• Campagnes ontwikkelen en evenementen organiseren
• Bedrijfsprocessen en workflows stroomlijnen
• Community management
• Vrijwilligers werven en inwerken
• Ontwikkelen van educatiemateriaal
• Brainstormsessies en coaching

Diensten worden aangeboden op basis van losse uren, strippenkaarten of abonnementen. Een samenwerking komt officieel tot stand zodra de klant akkoord geeft per e-mail.

3. Tarieven en betalingen

Losse uren: €70 per uur, facturatie aan het begin van de opvolgende maand.
Strippenkaart: €65 per uur, betaling vooraf.
Abonnement: €60 per uur, betaling vooraf.

Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum.

Te late betalingen:
Na de eerste herinnering volgt een boete van 5% per week over het openstaande bedrag. (Week 1: +5% boete, Week 2: +10%, Week 3: +15%, etc.)

Voor spoedopdrachten of werk buiten reguliere werktijden kunnen hogere tarieven gelden. Dit gebeurt altijd in overleg.

4. Facturatie van losse uren

De gemaakte uren worden altijd gefactureerd. Een vooraf gegeven inschatting van het aantal uren is slechts indicatief en kan afwijken van het daadwerkelijk bestede aantal uren. Het uiteindelijk gemaakte aantal uren is hierin leidend.

In overleg met de opdrachtgever wordt vooraf afgesproken binnen welke range van uren ik zelfstandig mag doorwerken. Indien de verwachte uren deze afgesproken range overschrijden, wordt tijdig contact opgenomen om toestemming te vragen voordat de werkzaamheden worden voortgezet.

5. Feedbacktermijn en facturatie

Na oplevering van het afgesproken werk heeft de opdrachtgever 14 kalenderdagen de tijd om inhoudelijke feedback of wijzigingsverzoeken door te geven.

Blijft een reactie binnen die 14 dagen uit, dan wordt aangenomen dat het werk akkoord is en wordt de factuur verstuurd.

Wordt er wél binnen die termijn feedback aangeleverd, dan werk ik die door binnen de afgesproken kaders. Eventuele extra tijd die daarvoor nodig is, wordt in rekening gebracht volgens het gebruikelijke uurtarief of volgens een aanvullende afspraak.

Heb je na die 14 dagen nog geen feedback kunnen geven (bijvoorbeeld vanwege drukte) en is de factuur al betaald, dan is latere feedback natuurlijk welkom. In dat geval geldt dat aanpassingen worden behandeld als aanvullende werkzaamheden en apart worden gefactureerd.

6. Verantwoordelijkheid klant voor tijdige aanlevering

De klant is verantwoordelijk voor het tijdig en voldoende aanleveren van werkzaamheden en opdrachten, zodat ik de afgesproken uren binnen de looptijd van het abonnement of de strippenkaart kan uitvoeren.

Het is niet toegestaan om werkzaamheden te bundelen aan het einde van de termijn, waardoor een grote hoeveelheid uren in één keer ingezet moet worden. Dit is wegens planning en beschikbaarheid niet haalbaar.

Uren die niet binnen de looptijd van het abonnement of de strippenkaart worden besteed, komen te vervallen. Teruggave of compensatie van niet-gebruikte uren vindt niet plaats.

7. Inwerkperiode

Bij de start van een samenwerking kan er een inwerkperiode gelden waarin de werkzaamheden en processen worden opgezet en afgestemd. Tijdens deze periode kunnen de bestede uren hoger uitvallen of kan de output lager zijn dan in latere maanden, omdat we samen de juiste werkwijze ontwikkelen.

De inwerkperiode maakt onderdeel uit van het abonnement/de strippenkaart en wordt volledig meegeteld in de afgesproken uren.

8. Annulering en opzegging diensten

Losse uren: Gemaakte uren worden altijd gefactureerd.
Strippenkaart: Geen restitutie voor ongebruikte uren.
Abonnement: Minimale looptijd van 3 maanden. Opzegtermijn: 1 maand.

9. Opzegging en verlenging abonnement

Het abonnement heeft een minimale looptijd van 3 maanden. Na deze minimale termijn wordt het abonnement automatisch verlengd met telkens één maand, tenzij de klant tijdig opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.

De klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig opzeggen. Indien de klant geen opzegging ontvangt binnen de gestelde termijn, wordt het abonnement geacht te zijn verlengd onder dezelfde voorwaarden.

10. Afspraken rondom ziekte, vakantie en zelfstandigheid

Als zelfstandig ondernemer ben ik zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van het afgesproken werk binnen het overeengekomen aantal uren per maand. Bij abonnementen betekent dit dat ik zorg voor een goede planning, ook als ik met vakantie ga of onverhoopt ziek ben.

Bij afwezigheid door vakantie of ziekte bespreek ik vooraf (of zo snel mogelijk) hoe de uren worden ingehaald, verplaatst of verrekend. Klanten betalen niet door tijdens mijn afwezigheid: niet-gewerkte uren worden op een later moment ingehaald, doorgeschoven naar een andere maand of verrekend met korting. Dit stemmen we altijd in overleg af.

Er is nadrukkelijk geen sprake van een dienstverband. Ik werk als zelfstandig ondernemer, op basis van eigen verantwoordelijkheid en zonder gezagsverhouding. Klanten hebben geen zeggenschap over werktijden, werkwijze of vervanging. 

11. Annulering en verzetten van afspraken

Afspraken kunnen kosteloos worden geannuleerd of verzet tot uiterlijk 24 uur vóór de afgesproken tijd. Bij wijzigingen of annuleringen minder dan 24 uur van tevoren, wordt het volledige tarief van de oorspronkelijke afspraak in rekening gebracht. Dit geldt ook wanneer de klant zonder bericht niet op de afspraak verschijnt.

Indien de klant te laat arriveert, wordt de verloren tijd in mindering gebracht op de afspraak, zonder aanpassing van het tarief. Wachtmomenten worden als gewerkte tijd beschouwd.

12. Aansprakelijkheid

Duizendpoot Support is niet aansprakelijk voor enige schade die ontstaat door het gebruik van haar diensten.
Er wordt geen juridisch, medisch of financieel advies gegeven.
Indien zich een fout voordoet, wordt samen naar een oplossing gezocht.

13. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Alle klantgegevens en bedrijfsinformatie worden strikt vertrouwelijk behandeld.
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de opdracht en de administratie.
Zie de privacyverklaring voor meer informatie over hoe gegevens worden verwerkt en beveiligd.

14. Intellectueel eigendom

Klanten hebben volledig eigendom over de content die voor hen wordt gecreëerd.
Deze content mag niet worden doorverkocht of doorgegeven aan derden zonder toestemming.
Duizendpoot Support mag gemaakte werken als portfolio gebruiken, tenzij deze vertrouwelijke informatie bevatten.

15. Overmacht

Bij overmacht (ziekte, technische storingen, etc.) wordt een passende oplossing gezocht.
Indien een opdracht niet kan worden uitgevoerd, krijgt de klant het betaalde bedrag terug.

16. Eenzijdige beëindiging van de samenwerking

Duizendpoot Support behoudt zich het recht voor om de samenwerking met de opdrachtgever te allen tijde eenzijdig te beëindigen indien blijkt dat de samenwerking niet naar tevredenheid verloopt of er geen sprake is van een passende werkrelatie.
In dat geval worden alle reeds verrichte werkzaamheden conform de gemaakte afspraken gefactureerd. Voor nog niet bestede uren wordt het reeds betaalde bedrag aan de opdrachtgever terugbetaald.
De beëindiging wordt schriftelijk bevestigd, waarbij eventuele afspraken over de afwikkeling worden vastgelegd.

17. Wijzigingen in de voorwaarden

Duizendpoot Support behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden te wijzigen.
Wijzigingen worden gecommuniceerd via e-mail en gepubliceerd op de website.

18. Toepasselijk recht

Op deze algemene voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.
Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.